Každý študent sa už určite stretol s písaním formálneho e-mailu, a kto sa ešte nestretol, na 100 % tomu v živote neutečie a bude sa musieť popasovať nie len s gramatikou, ale aj s veľmi dôležitou štylistickou formou textu. V tomto článku ti prinášame pár najdôležitejších pravidiel, podľa ktorých napíšeš kvalitný formálny e-mail bez zbytočných vrások na čele.
Predmet rozhodne…
Veľmi často sa stáva, že odosielateľ e-mailu klikne na kolónku „Odoslať správu bez predmetu“. To je však veľká chyba, pretože prijímateľovi príde e-mail, pri ktorom nevie, čo má očakávať. Do predmetu správy patria kľúčové slová alebo slovné spojenia (určite nie vety, či dokonca súvetia), ktoré majú za úlohu identifikovať a charakterizovať obsah a hlavnú podstatu správy, aby bolo ešte pred rozkliknutím jasné, o čo ide, a aby bol e-mail aj v budúcnosti dohľadateľný.
Oslovenie otvára konverzáciu
Podobne ako v bežnej verbálnej komunikácii začíname rozhovor oslovením alebo pozdravom, aj e-mail si vyžaduje zdvorilostný úvod. Na začiatok správy môžeme napísať pozdrav, alebo oslovenie, za ktorými vždy nasleduje čiarka, po ktorej vynecháme riadok, vďaka ktorému je text prehľadnejší, a následne pokračujeme malým písmenom.
Vážený pán Sovička,
rada by som reagovala na ponuku…
Dobrý deň, pán Sovička,
reagujem na…
Je diakritika kamarátka e-mailov?
V posledných rokoch sa diakritika dostáva čoraz viac aj do digitálnej písomnej komunikácie. Niekedy sa nepoužívala ani v e-mailoch, ani na sociálnych sieťach či v diskusiách. E-mail, v ktorom je použitá diakritika vyzerá formálnejšie, dôveryhodnejšie a urobí lepší dojem. Je ale potrebné dávať si pozor na používanie výkričníkov, či veľkého (nepotrebného) množstva veľkých písmen – správa môže pôsobiť negatívne, až útočne.
Často je potrebné popasovať sa so slovenčinou
Keď píšeme e-mail/email/mejl, je dôležité dbať na pravopis a prípadné nejasnosti si overiť v slovníku. Správa s gramatickými chybami stráca na vážnosti a k jej obsahu je automaticky pristupované negatívnejšie. Pozor si treba dávať na skloňovanie, prvú osobu plurálu, cudzie slová, či písanie čísloviek… vôbec toho nie je málo, ale s trochou tréningu dokáže napísať gramaticky perfektný e-mail každý pozorný človek.
Veľkou dilemou v písaní e-mailov sú zámená. Pravidlá slovenského pravopisu nám nariaďujú byť zdvorilí a zámená písať vždy s veľkým začiatočným písmenom, bez ohľadu na to, či dotyčnej osobe tykáme, vykáme, alebo píšeme kolektívnu správu.
Ďakujeme Vám za Váš záujem…
Dúfam, že všetko prebehlo podľa Tvojich predstáv…
A na záver …
Ukončenie e-mailu je podobne dôležité ako pozdrav a oslovenie. Zdvorilostné formulky na konci textu sú prejavom slušnosti. Rozlúčiť sa môžeme dvoma spôsobmi — buď s bodkou, alebo s čiarkou.
Budem vďačná za skorú odpoveď.
S pozdravom
Jana Sovičková
Písanie formálnych e-mailov vôbec nemusí byť nočnou morou. Stačí len rozmýšľať a veci, ktoré nevieme si môžeme jednoducho vyhľadať v slovníkoch alebo na internete. Najdôležitejšie je, aby boli naše správy prehľadné, presné a bez zavádzajúcich častí. Povýš aj ty svoju komunikáciu na vyššiu úroveň. 🙂
Zdroje: lexika.sk, visibility.sk
Komentovať